Publicamos en este post la entrevista que nos ha concedido José María Acosta Vera (http://www.josemacosta.com/) a los participantes del curso "Gestión eficaz del tiempo" de UGT que organiza el Centro Internacional Politécnico y que tengo el placer de tutorizar.
Sr. Acosta, ¿por
qué es tan común escuchar a la gente decir “no tengo tiempo”?
En
sentido estricto, mienten. Todo el mundo tiene 24 horas al día. Lo que pasa es
que hay ambición de hacer más cosas. Y la primera decisión que habría que tomar
es ser conscientes de que no se puede hacer todo lo que se le ocurre a uno, a
su pareja, a su jefe, etc.
¿Qué significa la
expresión “gestionar el tiempo”?
Usarlo
a tu favor. Es decir, hacer aquello que te haga más feliz…a largo plazo.
¿Cuáles son los
mayores obstáculos para la gestión del tiempo?
Las
interrupciones, para la mayoría de la gente. Cabría añadir la falta de
objetivos, el deseo de complacer a los demás…
¿Cuál es para
usted el mayor “ladrón del tiempo” que encuentran las personas?
Las interrupciones.
Es frecuente
escuchar los conceptos de “urgencia” e “importancia” ¿Podría explicarnos estos
conceptos?, ¿a cuál debemos darle prioridad?
Urgente es que se ha de hacer pronto, sea o no
importante. Importante es que tenga verdadera repercusión sobre nuestros
objetivos. Lo importante es lo primero, por definición.
Que le descubran a uno un cáncer es importante, pero no
urgente (se pueden dedicar días a encontrar la mejor terapia)
Un accidentado que pierde rápidamente sangre por una
herida es importante y urgente (puede perder la vida en minutos)
Ha formulado cuatro principios (conocidos como las 4
leyes de Acosta) que debemos tener en cuenta a la hora de organizarnos. ¿Nos lo
podría comentar?
La primera ley de Acosta
"El tiempo que requiere una tarea resulta
tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos".
Las interrupciones son uno de los mayores enemigos de la
eficacia. Solemos sufrir una interrupción cada seis u ocho minutos; es decir,
entre 60 y 80 en una jornada normal. Y hay tareas cuya reanudación resulta
difícil, cuando no imposible. Por ejemplo, un cálculo interrumpido debe ser
iniciado de nuevo.
La segunda ley de Acosta
"Para una tarea corta, siempre se encuentra
un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo".
El problema resulta serio, porque algunas tareas
importantes requieren largos períodos de tiempo. Y lo que es peor, no suelen
parecer urgentes, por lo que es fácil que se dejen una y otra vez para más
tarde.
La tercera ley de Acosta
El valor de una tarea no crece en proporción al tiempo
que se le dedica, sino en forma de curva en S. Por tanto “Lo perfecto rara vez resulta
rentable". El
perfeccionismo resulta tan poco rentable como la chapuza. Lo peor y lo mejor
son enemigos de lo bueno. Sin embargo, es frecuente pasarse, tanto en un sentido
como en el otro.
Lo más probable es ser, a la vez, chapucero en unos temas
y perfeccionista en otros. Con frecuencia nos falta tiempo para tareas largas e
importantes, que quizá acabamos resolviendo chapuceramente por haberlas
empezado demasiado tarde.
La cuarta ley de Acosta
“Los grupos eficaces dedican a los asuntos
urgentes que no son importantes cuatro veces menos tiempo que las unidades
normales. Y cuatro veces más tiempo a los asuntos importantes que aún no son
urgentes”; con lo que evitan que se
conviertan en crisis.
¿Qué implicaciones tiene la Ley de Parkinson?
Que se debe dedicar a una tarea el tiempo necesario para
su ejecución, pero no más.
¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para utilizar la
agenda de una manera eficaz?
Saber lo que es importante y utilizar la ley de Parkinson.
