Gestión del tiempo: la bandeja de entrada de correo electrónico

Uno de los aspectos que permite mejorar la gestión del tiempo es sin duda la forma en que trabajamos con el correo electrónico. Es un error muy común dejar los correos en la bandeja de entrada y consultarlos en ese apartado cuando queremos recuperarlo. No es lo correcto. Como bien dice su nombre, es un espacio para la "entrada" pero no para almacenarlo. Cada correo hay que procesarlo: eliminarlo, responderlo cuando consideres oportuno o cambiarlo de carpeta (para su almacenaje)

En próximos post iré dando consejos adicionales para la gestión del tiempo que espero que te ayuden. 

En el caso que nos ocupa te cuento un truco que a mi me ayuda bastante. Al final de cada día entro por última vez a mi bandeja de entrada y en un tiempo de 7 minutos me obligo a contestar a los correos que no he respondido (si eran urgentes e importantes ya debieron ser respondidos durante el día), borro aquellos que no me interesan y almaceno los que sí.

Es una tranquilidad saber que pase lo que pase durante el día siempre tengo esos 7 minutos para atender el correo.

Productividad y correo electrónico

Uno de los grandes ladrones del tiempo es sin duda el correo electrónico. No somos conscientes del tiempo que perdemos por a su mala gestión. Podemos considerar los siguientes fallos que cometemos en relación a él.

a) Revisar el correo es lo primeo que hay que hacer cada día

Esto es un "clásico" dentro de los errores que se comenta en los seminarios de gestión del tiempo. No, no debe ser lo primero. ¿Dónde están tus prioridades para ese día? ¿Lo más importante nada más empezar es ver el correo? ¿Tu sistema de prioridades lo marca alguien externamente que te escribe un correo?

b) Los correos hay que responderlos cuanto antes

Antes de responder un correo hay que procesarlo, llevarlo a una carpeta específica en relación a su contenido o importancia y luego, cuando proceda y hayamos establecido el tiempo para ello, responderlo. De manera general hay una máxima, sólo se responde según lo vayas leyendo solamente si te va a llevar menos de dos minutos hacerlo.

c) Usar la bandeja de entrada como un almacén o archivador de correos. 

La bandeja de correo es el lugar en el que entran los correos. Luego, lo importante es procesarlo, llevarlo a la carpeta correspondiente o eliminarlo. No tiene sentido acumularlo en la bandeja. Es algo totalmente ineficaz y además dificultará la posterior búsqueda de los correos archivados.

d) Revisar el correo varias veces al día

Sin duda este es uno de los grandes errores. Llegamos incluso a consultar compulsivamente el correo cada 20-30 minutos. Debería bastar con verlo 2-3 veces durante la jornada laboral: a media mañana, al mediodía y al salir de trabajar.

e) Poner alarmas que avisen del correo entrante

Se trata de un elemento altamente distractor. Rompe el ritmo y nos "obliga" a ver la bandeja de entrada. ¿Es realmente importante parar tu ritmo de trabajo por un correo de publicidad que te llega?

Sin duda, una gestión eficaz del tiempo requiere desenvolverse de manera adecuada con los correos electrónicos que nos llegan. Ni todos son igualmente importantes, ni requieren ser atendidos sobre la marcha ni deben ser archivados en la propia bandeja de entrada.

¿Cuándo eres más productivo?: sobre Búhos y Alondras

Aquí estamos perfilando las líneas finales del curso de Gestión del Tiempo y la Productividad, que impartiré tanto de forma presencial para los delegados de prevención de UGT como de forma on line para el público en general.

Una cuestión básica para gestionar las actividades es identificar tu cronotipo, esto es,  tu patrón de ritmos circadianos que determina entre otras cuestiones en qué momento del día eres más productivo.

Así, se diferencia entre búhos (que rinden mejor por la noche) y alondras (su máximo desempeño lo localizan a horas tempranas del día). Junto a ellos estaría una categoría intermedia: los colibríes, que rinden mejor a horas intermedias del día.

Conocer tu cronotipo es de gran ayuda ya que te permite adaptar tus tareas al momento en el que rindes mejor. Lo ideal es ubicar las tareas más importantes en el momento en que eres más eficaz.

Te dejo a continuación algunos enlaces que te pueden ser de utilidad. 

En primer lugar un enlace al célebre Cuestionario de Matutinidad-Vespertinidad de Horne y Östberg que te ayudará a identificar tu cronotipo:

Cuestionario Matutinidad Vespertinidad

y dos vídeos sobre las características de búhos, alondras y colibríes.

Ver vídeo 1

Ver vídeo 2

Cómo abordar la procastinación

Una de los hábitos más dañinos para la gestión eficaz del tiempo es la procrastinación, el hábito de dejar todo para después, para mañana o incluso (y es el mayor de los autonegaños) para cuando tenga tiempo.

En esta entrevista, Laura García nos ayuda a ver cómo superar este hábito dañino.

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El cuadrante II

Existe un consenso general en la gestión del tiempo en afirmar que la calidad de vida viene definida por el cuadrante II (Importante y no urgente). Es aquí donde se planifica, se construye relaciones, se reflexiona sin caer en la urgencia del día a día. Reservar tiempo para este cuadrante es vital para tener una vida satisfactoria. Aquí te dejo un vídeo en el que Covey lo explica perfectamente.

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Gestión del tiempo: importante y urgente

En este vídeo se explica muy bien la diferencia entre importante y urgente. Te aconsejo que le eches un vistazo.

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