Uno de los grandes ladrones del tiempo es sin duda el correo electrónico. No somos conscientes del tiempo que perdemos por a su mala gestión. Podemos considerar los siguientes fallos que cometemos en relación a él.
a) Revisar el correo es lo primeo que hay que hacer cada día
Esto es un "clásico" dentro de los errores que se comenta en los seminarios de gestión del tiempo. No, no debe ser lo primero. ¿Dónde están tus prioridades para ese día? ¿Lo más importante nada más empezar es ver el correo? ¿Tu sistema de prioridades lo marca alguien externamente que te escribe un correo?
b) Los correos hay que responderlos cuanto antes
Antes de responder un correo hay que procesarlo, llevarlo a una carpeta específica en relación a su contenido o importancia y luego, cuando proceda y hayamos establecido el tiempo para ello, responderlo. De manera general hay una máxima, sólo se responde según lo vayas leyendo solamente si te va a llevar menos de dos minutos hacerlo.
c) Usar la bandeja de entrada como un almacén o archivador de correos.
La bandeja de correo es el lugar en el que entran los correos. Luego, lo importante es procesarlo, llevarlo a la carpeta correspondiente o eliminarlo. No tiene sentido acumularlo en la bandeja. Es algo totalmente ineficaz y además dificultará la posterior búsqueda de los correos archivados.
d) Revisar el correo varias veces al día
Sin duda este es uno de los grandes errores. Llegamos incluso a consultar compulsivamente el correo cada 20-30 minutos. Debería bastar con verlo 2-3 veces durante la jornada laboral: a media mañana, al mediodía y al salir de trabajar.
e) Poner alarmas que avisen del correo entrante
Se trata de un elemento altamente distractor. Rompe el ritmo y nos "obliga" a ver la bandeja de entrada. ¿Es realmente importante parar tu ritmo de trabajo por un correo de publicidad que te llega?
Sin duda, una gestión eficaz del tiempo requiere desenvolverse de manera adecuada con los correos electrónicos que nos llegan. Ni todos son igualmente importantes, ni requieren ser atendidos sobre la marcha ni deben ser archivados en la propia bandeja de entrada.
